Gerenciamento de Spare Part Multi-vendor

O Serviço de Gerenciamento de Spare Part Multi-vendor é uma rede de logística e de distribuição, projetado para assegurar a disponibilidade de sobressalentes aos centros de equipamentos, localizados na planta do cliente, conforme descrito neste documento.

O serviço constitui-se de uma série de Postos Regionais estrategicamente localizados e uma Unidade Central localizada na NEC Brasil em São Paulo e de Kits Emergenciais localizados nos centros de equipamentos (caso seja necessário para atendimento do SLA contratado).

Este serviço tem por objetivo assegurar, através de uma operação Just-in-Time, a disponibilidade de sobressalentes com a funcionalidade, tipo e o estado de revisão adequados nos locais onde o cliente possuir centros de equipamentos, dentro do prazo especificado e com a garantia de nível de atendimento (Service Level Agreement), dependendo da localização do centro.

Os Postos Regionais contém um estoque dimensionado para disponibilizar os sobressalentes conforme esquemas de horários contratados (8 horas por dia, 5 dias por semana - 8X5 ou 24 horas por dia, 7 dias por semana, 365 dias por ano - 24X7x365), dentro das quantidades necessárias para suprir todos os centros de equipamentos, atendidos por eles, sempre com o sobressalente na sua revisão mais atualizada e/ou adequada às necessidades de cada centro. A seguir apresentamos um diagrama com o fluxo do serviço:

Metodologia

A equipe técnica do cliente solicita através de telefone ou e-mail o sobressalente dos Postos Regionais (1).

A administração do Posto Regional recebe a solicitação de reposição e imediatamente retira o sobressalente solicitado do estoque regional e o envia ao solicitante (2).

A administração do Posto Regional envia também uma solicitação de reposição de estoque à Unidade Central (3), que após o registro no sistema de controle informatizado, disponibiliza o envio do sobressalente solicitado à Expedição que a envia ao Posto Regional (5).

Quando o sobressalente defeituoso é recebido no Posto Regional (6), ele é adequadamente embalado e será preenchida a ordem de reparo e preparada a Nota Fiscal para seu envio até a Unidade Central (7). Após a inspeção de entrada e registros dos dados no sistema de controle informatizado, o sobressalente defeituoso será enviado ao Centro de Reparos que irá decidir pelo seu reparo ou descarte. Após o reparo, se for o caso, o sobressalente recebe o selo de certificação e será enviado ao estoque da Unidade Central. Em caso de descarte, um sobressalente novo será requisitado e estocado na Unidade Central.

Método de Atendimento

O serviço utiliza-se dois Métodos de Atendimento:

Reparo Avançado:

Neste método, um lote de sobressalentes certificados pela NEC será enviado ao Posto Regional, que fará o controle deste estoque e toda a Logística de distribuição quando solicitado pela Unidade Central, segundo os prazos especificados, somente após o solicitante ter recebido a unidade sobressalente, a unidade defeituosa será recolhida para reparo. A unidade reparada será enviada ao estoque da NEC, podendo ser tanto na Unidade Central ou Posto Regional. No Reparo Avançado teremos o Posto Regional (PR) para atender os prazos especificados.

Kit Emergencial

Neste método, os centros terão um Kit Emergencial contendo sobressalentes certificados pela NEC Brasil conforme as necessidades do cliente. Após notificação emitida pelo cliente à Unidade Central, a unidade defeituosa será recolhida pela NEC Brasil para Reparo. A gerência dos Kits Emergenciais será feita através dos Postos Regionais e da Unidade Central.

Procedimento de Requisição de Sobressalente

a) Contato com a Unidade Central

Para requisitar o sobressalente desejado, a equipe técnica do cliente aciona a Unidade Central através de telefone / e-mail. O solicitante deve informar o(s) código(s) do(s) produto(s), estado de revisão, quantidade, nome do recebedor, endereço para entrega, telefone para contato e quando a unidade defeituosa poderá ser retirada. O atendimento poderá ser feito pela Unidade Central ou pelo Posto Regional correspondente.

b) Prazos de Atendimento

Os prazos máximos, medidos desde a recepção da solicitação até a entrega do(s) sobressalente(s) solicitado(s) no local designado pelo cliente serão conforme os SLAs acordados.

Garantia de Qualidade do Serviço

A NEC Brasil estará monitorando e revisando constantemente o estoque dos sobressalentes, mantendo-o atualizado com as etapas de modernização da rede do cliente. A rede de logística estará sempre pronta para realizar as entregas nas localidades onde existirem centros de equipamentos. Este compromisso é assegurado por:

• Pontos de distribuição em locais estratégicos.
• Rotina para reabastecimento regular dos estoques.
• Utilização de um sistema informatizado (Open UpTime) para suporte administrativo, monitorização e medições do nível de serviço.

As características inerentes a esta modalidade de serviço são:

• Todos os custos de transporte para envio das unidades defeituosas ao Centro de Reparo, retorno aos Postos Regionais e entrega aos locais solicitados estão inclusos.
• A NEC Brasil controla e é responsável pelo inventário do estoque dos Postos Regionais e da Unidade Central.
• A NEC Brasil gerencia constantemente o phase-in e o phase-out de todos os sobressalentes.
• A NEC Brasil tem a responsabilidade pela remoção do estoque obsoleto.
• Todas as despesas de remoção, embalagem, transporte e certificação de todos os sobressalentes são de responsabilidade da NEC Brasil.

Todos estes sobressalentes contém um selo de certificação que garante que foram previamente testados e estão aptos para o uso.

O serviço inclui a disponibilidade de unidades sobressalentes para pesquisa e traçado de falhas, eliminando assim, qualquer necessidade do cliente, manter estoque próprio de sobressalentes para este fim.

A proposta prevê que continuem sendo emitidos relatórios mensais que propiciarão ao cliente, informações estatísticas de lead time de atendimento, tipo de falha por centros por região.

Benefícios

• Rapidez na substituição das unidades defeituosas.
• Eliminação dos investimentos para atualização do estoque existente.
• Eliminação do custo em termos de homens-hora para administrar, inventariar e controlar os estoques.
• Investimento direcionado para aplicações que geram receitas.
• Eliminação de gastos com transporte de unidades defeituosas e com reparo de unidades dos equipamentos.
• Garantia da qualidade do sobressalente durante toda a vigência do contrato.
• Eliminação de riscos e custos devidos à obsolescência dos sobressalentes estocados.
• Liberação de áreas antes utilizadas para depósito dos sobressalentes.
• Gerenciamento completo do inventário, tais como informações gerenciais estatísticas de lead time de atendimento e tipo de falha por equipamento, centros e região.
• Redução do downtime da rede.
• Suporte no planejamento da rede.
• Aumento da disponibilidade de spare parts.
• Aumento da satisfação dos usuários finais.
• Suporte técnico integrado.
• Ponto único de contato.

Entregáveis

• Planejamento da demanda.
• Gerenciamento de inventário, fornecedores e pontos de distribuição.
• Gerenciamento do ciclo-de-vida e obsolescência.
• Gerenciamento de contrato com fornecedores.
• Suporte técnico.
• Gerenciamento dos postos centrais e regionais de distribuição.
• Reparos e testes (próprios e demais fabricantes).
• Garantia de reparo.
• Gerenciamento Logístico (coleta e entrega)
• Relatórios de acompanhamento.
• Operação 24x7 do Contact Center.

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